Cloud collaboratif : 42 apps incontournables

Parce que mon ancien métier était la vente de projet de transformation digitale aux PME françaises et le conseil dans le choix d’outils cloud collaboratif, il faut qu’on en parle. L’entreprise dans laquelle je travaillais était partenaire revendeur de Google Apps for Work et d’autres startups développant des outils web.

Qu’est-ce que le cloud ?

Cette question me fait rire. Elle me rappelle une vidéo délire que l’on a réalisé avec mes anciens collègues. Le cloud collaboratif c’est d’abord un espace de stockage en ligne délocalisé et mutualisé. Quand nos données ne sont pas enregistrées sur nos disques durs locaux d’ordinateurs. Elles peuvent être enregistrées sur des serveurs. Alors oui, les moins de 20 ans ne savent peut-être pas ce qu’est un serveur, et en même temps ils s’en foutent.

Mais pour les personnes plus expérimentées, le serveur c’est un ordinateur dédié au stockage de données. Il peut ensuite être connecté à un réseau local, dans une entreprise, protégé du monde extérieur, et donc sans passer par internet.

Les serveurs c’était bien, mais avec l’apparition d’internet et la possibilité de communiquer facilement avec des personnes qui sont externes à notre entreprise, ville ou pays, ils deviennent obsolètes. C’est là que le cloud entre en jeu. On va commencer par utiliser à titre personnel puis professionnel des applications en ligne permettant de délocaliser le stockage d’information.

On loue des services en lignes qui se chargent de gérer un parc coûteux de serveurs. Et nous n’avons plus qu’à nous assurer une bonne connexion internet pour accéder à nos données. N’importe quand, depuis n’importe quel objet ou dans n’importe quel lieu.

Le collaboratif avant le cloud

Alors bien entendu, ce n’est pas le cloud qui a inventé le collaboratif. On travaillait déjà en équipe et on mettait déjà de l’information en commun avant l’arrivée d’internet ou des réseaux internes. Simplement à ce moment là c’était le papier, le cahier, le livre … Le tableau de petites annonces à l’entrée de l’entreprise qui étaient les supports du collaboratif.

Le mélange du cloud et du collaboratif fait des étincelles

Prenez une équipe qui a très envie de travailler ensemble à la résolution d’un problème complexe. Donnez leur des outils performants. Et regardez la magie opérer. C’est ça le cloud collaboratif.

Combien de fois je suis arrivée dans des équipes pour faire un audit des méthodes de travail en place et je constate une équipe démotivée ? Au départ, tous les travailleurs sont motivés, ils ont envie de s’impliquer. Mais à force de se butter à des outils qui ne suivent pas, des méthodes de communication chronophage, ils baissent les bras. Et ça, ça me semble scandaleux.

C’est pour ça que je fais un si beau métier. Je les aide à identifier les points de blocages. Un peu comme si un ingénieur localisait les fuites thermiques dans l’isolation d’une maison à rénover. Et ensuite, on trouve les outils qui permettent de fluidifier la collaboration. Ils finissent par arriver avec moins d’efforts au résultats qu’ils souhaitent obtenir.

Maintenant on arrive à mélanger la performance technologique et la rapidité du cloud avec les compétences d’entre-aide et de travail d’équipe des humains. En fait, les technologies ne sont pas malsaines. Tout dépend comment on les utilise et pour quoi faire.

Exemples d’appli cloud collaboratif

Des exemples d’appli collaboratives que vous utilisez tous les jours il y en a des tonnes :

• Facebook
• Youtube
• Wikipedia
• Dropbox
• Google Docs
• Skype
• Doodle
• Whatsapp
• Google Agenda
• Rememberthemilk
• Google Keep

J’adore quand mes clients me disent qu’ils sont des dinosaures de l’ère du digital, et qu’ils utilisent déjà 10 applications cloud collaborative quotidiennement.

Si vous travaillez en entreprise, peut-être que des outils comme ceci peuvent vous aider à fluidifier votre communication interne :

• Slack
• Zoom
• Evernote
• Buffer
• Trello
• Asana
• Smartsheet
• Todoist
• Hangouts
• Sunrise
• Mailchimp
• Canva
• Typeform
• Evenbrite
• Bankin
• Paypal
• Stripe
• Wordpress
• Zoho
• Salesforce
• Yammer
• Zapier
• Appear.in
• IFTTT
• Aweber
• Zendesk
• Pipedrive
• Drip
• Calendly
• Balsamiq
• Frontapp : mon préféré !

Et, bien entendu la liste est infinie ! Mais ce qui compte, ce n’est pas le nom de l’outil, son prix ou le nombre d’applis que l’on a installé. Bien entendu, c’est ce que l’on en fait dans l’organisation.

Exemples d’usages cloud collaboratif

Puisque le plus important n’est pas l’outil, entrons directement dans les usages qui permettent de gagner du temps et de l’énergie.

• Le ping pong de mails : Un outil de réseau social interne permet d’éviter les mails envoyés par pingpong sans savoir qui a pris en charge. Parfois on envoie un mail à 30 personnes pour savoir si quelqu’un a pris ce mail en charge. Qu’elle perte de temps pour tous ! Un problème résolu avec Frontapp pour les adresses mails génériques.
• Les versions de documents. Vous ne savez plus quelle est la dernière version du DocumentV2.3reluCorrigéparmarie.docx ? Ce problème n’existe pas sur Google Drive avec l’historique des révisions.
• S’envoyer 5 messages pour trouver un créneau : Le problème est résolu en partageant son Google Agenda à ses collègues. On peut aussi utiliser Doodle pour fixer un rendez-vous avec un prestataire ou Calendly pour des clients.
• Terminés les aller-retour avec le graphiste. Sur Canva on peut directement lui montrer à distance ce que l’on visualise pour l’argumentation à distance. Et pour faire un croquis d’un site web en construction, utilisez Balsamiq mockup.

Quelques résultats de l’usage de ces nouveaux moyens de communication

En conclusion, avec tous ces outils, on peut concrètement changer et révolutionner nos modes de travail. Le principal avantage, c’est qu’aujourd’hui, on n’a plus besoin d’un expert technique pour paramétrer un logiciel collaboratif. Moi même, je n’ai aucune connaissance en développement. Et j’ai paramétré des centaines d’applis en entreprise.

C’est en cela que les nouvelles technologies remettent considérablement en question les rôles existants. Les moyens techniques sont aujourd’hui à la portée de tous. La technologie est démocratisée.

Enfin, la question n’est plus de savoir s’il existe une application qui répond à cet usage. La question est plutôt de connecter les technologies existantes avec des potentiels utilisateurs qui ne savent pas encore qu’elle existe.

Si ces modes de travail cloud collaboratif t’intéressent, tu peux aller voir les interviews que j’ai faites avec : Peggy, Marie-Laurence, Lulumineuse,